Θέμα: Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Σχολείου

[Γεώργιος Θεοδώρου]

Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Σχολείου

•     Πρωτοκόλληση Εισερχομένων και Εξερχομένων εγγράφων
•     Επισύναψη Αρχείων και καθορισμός Ημερομηνίας Διατήρησης - Καταστροφής ανάλογα με το Φάκελο Αρχειοθέτησης Φ.
•     Φάκελοι Αρχειοθέτησης και Χρόνος Διατήρησης Εγγράφων. Δυνατότητα τροποποίησης ανάλογα με τις εκάστοτε εγκυκλίους
•     Αναζήτηση Πρωτοκόλλου, Ανάκτηση - Διαγραφή συνημμένων αρχείων
•     Εκτύπωση Απόδειξης Κατάθεσης Πρωτοκόλλου
•     Εκτύπωση Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου για βιβλιοδέτηση
•     Εκτύπωση λίστας εγγράφων για Εκκαθάριση Αρχείου μετά τη λήξη Διατήρησης αυτών
•     Backup βάσης δεδομένων, εύκολο κατέβασμα για φύλαξη αυτών
•     Διαχείριση Χρηστών με ρόλους "Διαχειριστής", "Αναθέτων", "Συγγραφέας", "Αναγνώστης" και ανάλογη πρόσβαση
•     Απλό σύστημα αναθέσεων της Διεκπεραίωσης Πρωτοκόλλων και παρακολούθησης αυτών
•     Πρωτοκόλληση email: Σύνδεση με λογαριασμό email. Επισκόπηση εισερχομένων μηνυμάτων και των συνημμένων αρχείων και Πρωτοκόλληση με αποθήκευση των επιλεγμένων

Δείτε βίντεο με τη χρήση του Ηλ.Πρωτ.




Δοκιμή Demo  (username  password) (admin 12345678) (writer 123456) (reader 123456)

Οδηγίες χρήσης

Πληροφορίες - εγκατάσταση


Το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο εγκαστάθηκε και χρησιμοποιείται στους παρακάτω οργανισμούς:
3ο ΓΕΛ Πάτρας


Γνωστά "προβλήματα" (bugs) 

• Στα Windows αν πλοηγηθούμε με τον file-explorer στο Φάκελο storage/app/arxeio  όπου αποθηκεύονται τα επισυναπτόμενα αρχεία, τα ελληνικά ονόματα των φακέλων και αρχείων εμφανίζονται με παράξενους χαρακτήρες. Αυτό οφείλεται στο ότι τα Windows δεν υποστηρίζουν πλήρως την κωδικοποίηση utf-8. Δεν υφίσταται καμιά επίπτωση στη λειτουργία του προγράμματος.

ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΗΛ. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ

Οδηγός εγκατάστασης του Ηλ. Πρωτοκόλλου σε Ubuntu 18.04:

Οδηγίες εγκατάστασης

Σχετικό βίντεο: https://youtu.be/7x3zE0tEaLI

Το Ηλ. Πρωτόκολλο σε win7 και νεότερα

Οδηγίες εγκατάστασης

Σχετικό βίντεο: https://youtu.be/e79OPKagz9A

[Θοδωρής Καρτσιώτης]

Εξαιρετική εφαρμογή.... Τη χρησιμοποιώ δοκιμαστικά αυτές τις μέρες και παρατηρώ ότι είναι ό,τι ακριβώς χρειάζεται η γραμματεία ενός σχολείου για ν' απαλλαγεί από την υπερβολική χαρτούρα.

Μπράβο στον κ. Θεοδώρου...

[Γεώργιος Θεοδώρου]

Τροποποιήθηκε το select box (λίστα επιλογής) όπου επιλέγεται ο φάκελος του Πρωτοκόλλου και πλέον έμφανίζει και την περιγραφή.
Το select box έχει πλάτος 500px και ένα πλαίσιο κειμένου όπου πληκτρολογώντας χαρακτήρες φιλτράρονται οι εγγραφές



Ευχαριστώ τον teokarts για τις υποδείξεις και τα καλά του λόγια.

[Δημήτρης Κανάς]

Μπράβο σας! Πολύ καλή εφαρμογή.

Θα ήθελα να υπήρχε μια επιλογή, κυρίως για τους αναγνώστες για να εμφανίζεται μια λίστα με όλες τις εγγραφές και ένα πλήκτρο για ανανέωση της λίστας (ή αυτόματη ανανέωση σε τακτά διαστήματα). Δηλαδή κάτι αντίστοιχο με τα αποτελέσματα αν κάνουμε αναζήτηση για ένα έτος. Δε νομίζω πως είναι δύσκολο να γίνει και διευκολύνει πάρα πολύ αυτούς που παρακολουθούν τα εισερχόμενα.

Και μάλιστα αυτή η σελίδα με τη λίστα εισερχομένων να είναι και η αρχική για τους αναγνώστες και να ιεραρχείται από τα πρόσφατα στα παλιότερα. Η κατάταξη για αυτή τη λίστα  θα μπορούσε να γίνει ανά προτεραιότητα ή ανά άτομο για διεκπεραίωση.

Επίσης μπορεί να υπάρχει πεδίο στις εγγραφές για τον τρόπο παραλαβής ενός εγγράφου. Δηλαδή με κατάθεση ή αλληλογραφία ή fax ή e-mail

Και πάλι μπράβο!

[Γεώργιος Θεοδώρου]

Προστέθηκε και ορίστηκε ως αρχική σελίδα μια λίστα με τα καταχωρισμένα Πρωτόκολλα σε φθίνουσα σειρά η οποία ανανεώνεται αυτόματα σε χρονικό διάστημα που ορίζεται στις ρυθμίσεις (αρχική τιμή με την εγκατάσταση 5 λεπτά)




Προστέθηκε η επιλογή "Ασφαλής, όχι διπλότυπος Νέος Αρ.Πρωτοκόλλου" -> ΝΑΙ, ΟΧΙ
Αν ΝΑΙ τότε ο Αρ.Πρωτοκόλλου υπολογίζεται την ώρα της Αποθήκευσης και έτσι σε συνθήκες πολλών χρηστών και ταυτόχρονης καταχώρισης δεν υπάρχουν διενέξεις.
Το Νέο πρωτόκολλο παίρνει τον επόμενο διαθέσιμο Αρ.Πρωτοκόλλου ο οποίος υπάρχει περιπτωση να διαφέρει από αυτόν που βλέπουμε την ώρα της πληκτρολόγησης των δεδομένων.




Ευχαριστώ το Δημήτρη Κανά για τις υποδείξεις του.

Όσο αφορά την προσθήκη πεδίου για τον τρόπο παραλαβής ενός εγγράφου προτείνω προς το παρόν τη χρήση ενός υπάρχοντος πεδίου πχ: Παρατηρήσεις, Λέξεις Κλειδιά, ...

GΘ

[Δημήτρης Κανάς]

Εμείς ευχαριστούμε για το λογισμικό σας και για την άμεση απάντηση.

Έχω κάνει εκ νέου εγκατάσταση σε XAMPP αλλά υπάρχει πρόβλημα με τη λίστα εμφανίζοντας το μήνυμα "Whoops, looks like something went wrong". Όλα τα υπόλοιπα φαίνεται πως δουλεύουν άψογα.

[Γεώργιος Θεοδώρου]

Ξανακατέβασέ το πάλι σε παρακαλώ. Μόλις πριν από λίγο το εκσφαλμάτωσα. Ας όψεται η επιτήρηση στις Πανελλήνιες.
Σου λέιπει ένα αρχείο το /resources/views/protocolList.blade.php
Αν θές κατέβασε εναλλακτικά μόνο το παραπάνω αρχείο.
Ήταν δικό μου σφάλμα όταν ενημέρωσα το github
Ευχαριστώ

[Δημήτρης Κανάς]

Το πρόβλημα διορθώθηκε. Και πάλι ευχαριστούμε. Να στε καλά!

Θα το δουλέψω σε κανονικές συνθήκες και αν κάτι χρειαστεί θα επικοινωνήσω εκ νέου μαζί σας.

[Γεώργιος Θεοδώρου]

Προστέθηκε η δυνατότητα ελέγχου για ενημερώσεις.

Έλεγχος για ενημερώσεις -> ΝΑΙ,ΟΧΙ


Αν ΝΑΙ τότε στην είσοδο χρήστη ελέγχεται εάν έχουν υπάρξει αλλαγές στο Github (προσθήκη ή τροποποίηση αρχείων) και απλά ενημερώνεται ο χρήστης.






Αν ο Διαχειριστής επιθυμεί πρέπει  ΧΕΙΡΟΚΙΝΗΤΑ να κατεβάσει τον κώδικα και να ενημερώσει την εγκατάσταση αφού πρώτα κρατήσει backup από τα υπάρχοντα αρχεία και ΒΔ.

Επισκεφτείτε την ιστοσελίδα:  https://github.com/g-theodoroy/electronic_protocol/commits/master

Εκεί θα δείτε όλες τις αλλαγές (commits) που έχουν ανέβει ταξινομημένες από τις πρόσφατες στις παλαιότερες.

Αν κάνετε κλικ σε κάποια από αυτές θα δείτε τις διαφορές στον κώδικα και θα αποφασίσετε τι πρέπει να αλλάξετε:

• θα κατεβάσετε πάλι όλο το project,
• θα αντικαταστήσετε ένα αρχείο με την νέα του εκδοχή ή
• θα τροποποιήσετε μόνο στο σημείο που χρειάζεται

Τέλος είτε ενημερώσετε την εγκατάσταση είτε όχι για να μην εμφανίζεται το μήνυμα που ειδοποιεί για ενημέρωση κάντε κλικ στο menu: Διαχείριση->Ενημερώθηκε

[Δημήτρης Κανάς]

Θα το έγραφα... Ενημέρωση για αλλαγές στον κώδικα έπρεπε να υπάρχει. Και για μια ακόμη φορά κάνατε καταπληκτική δουλειά.

Επίσης πείραξα στην εγκατάστασή μου τον κώδικα για την εμφάνιση στη λίστα αφού Θέμα - περιγραφή - παραλήπτης δε ξεχωρίζουν ιδιαίτερα (αφού συνήθως το θέμα ενός εγγράφου περιλαμβάνει παραπάνω από 3-4 λέξεις). Στο θέμα έβαλα bold και μεγαλύτερη απόσταση μεταξύ των γραμμάτων. Θα πρότεινα, εκτός από το προηγούμενο, αν θες να βάλεις μικρές αποστάσεις μεταξύ των πεδίων και μεταξύ των εγγραφών για να είναι ευδιάκριτα τα μέρη και όπου κρίνετε έντονα ή ακόμα και μέσα σε πλαίσιο ορισμένα άλλα πεδία στη λίστα. Η λίστα και η δυνατότητα εκτύπωσης σε μορφή βιβλίου είναι από τα πιο δυνατά χαρτιά της εφαρμογής.

[Γεώργιος Θεοδώρου]

Συνεχίζουμε ακάθεκτοι ...

Τροποποιήθηκε η λίστα Πρωτοκόλλου ώστε

• γεμίζει όλη τη σελίδα
• είναι πιο ευανάγνωστη
• Τα ονόματα αρχείων αν έχουν πάνω από 12 χαρακτήρες μήκος κόβονται
• προστέθηκε ένα ρολόι αντίστροφης μέτρησης του χρόνου που απομένει για ανανέωση της σελίδας
• εμφανίζεται στα συνημμένα αρχεία ο χρόνος διατήρησης και η ημερομηνία διατήρησης έως

Όλα αυτά με την πολύτιμη βοήθεια του Δημήτρη Κανά.
Ευχαριστώ πολύ.
GΘ

[Δημήτρης Κανάς]

Γίνεται όλο και καλύτερο...

Συνεχίζουμε τη δοκιμή μας και εδώ είμαστε....

Σας ευχαριστούμε και για την άμεση επικοινωνία.

[Λάμπρος Μπουκουβάλας]

Εξαιρετική προσπάθεια. Ευχαριστούμε πολύ.

[mitsospap]

Μπραβο για την προσπαθεια απαλαγης απ την χαρτουρα και το ωραιο λογισμικο που φτιαξατε.

Οταν ημουν αποσπασμενος σε Διευθυνση εκπαιδευσης, δεν αφηναν καταργηση του παλιου πρωτοκολλου και θελαν ενημερωση ηλεκτρονικου και βιβλιου ταυτοχρονα. Εχετε ψαξει τον νομο,επιτρεπεται η καταργηση του βιβλιου πρωτοκολλου και να εχει καποιο σχολειο ΜΟΝΟ ηλεκτρονικο;
Η νομοθεσια τι λεει;

[Δημήτρης Κανάς]

Έτσι κι αλλιώς εκτυπώνεις το βιβλίο πρωτοκόλλου. Μετά το πέρας της ημέρας δίνεις εκτύπωση τις εγγραφές (έχουν τη δομή του βιβλίου) και δημιουργείται έτσι το βιβλίο.

Τα σχετικά της απόφασης του ΥΠΕΠΘ για το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο μπορούν να βοηθήσουν για την νομική κάλυψη της χρήσης του.

http://www.minedu.gov.gr/publications/docs2015/050116_apofasi_protokolo.pdf