Δημήτρη δεν ξέρω αν θα σε καλύψει, αλλά εγώ στη θέση σου θα έβαζα αυτά τα metadata κατευθείαν πάνω στα αρχεία.
Αντίστοιχα με τα metadata των mp3, και το openoffice και το office υποστηρίζουν document keywords. Το πλεονέκτημα είναι ότι τα metadata μπαίνουν πλέον στη σωστή τους θέση, π.χ. ακόμα κι αν στείλεις με email ή ανεβάσεις κάπου ή μετονομάσεις ένα .doc, διατηρεί τα metadata του. Και είναι πολύ πιο εύκολο να κάνεις δεξί κλικ => edit keywords σε ένα αρχείο παρά να ανοίξεις το σχετικό πρόγραμμα και να ψάχνεις να βρεις το αρχείο που θέλεις...
Το μειονέκτημα είναι ότι χρειάζεται κάποιος χρόνος παραπάνω σε κάθε αναζήτηση και ότι δεν μπορούν εύκολα να εφαρμοστούν εντολές SQL πάνω σ' αυτά (τις οποίες δε νομίζω ότι χρειάζεσαι, απλές "ΚΑΙ", "Η", "ΟΧΙ" αρκούν....). Πιστεύω όμως ότι η εύρεση των Windows θα κάνει caching στα document keywords, οπότε μετά τη 2η - 3η αναζήτηση θα πάει σχετικά γρήγορα, και ότι θα μπορέσεις να βρεις εναλλακτικά utilities που να δουλεύουν με τα keywords αν δεν σε καλύψει η εύρεση των Windows ή του Word.
Να και μια screenshot, η πρώτη που βρήκα στο google:
